Worum geht es?
Fixkosten sind der Betrag, den dein Betrieb jeden Monat kostet – egal, ob du einen Auftrag hast oder zehn. Wer diese Zahl nicht kennt, kalkuliert Preise aus dem Bauch und merkt erst am Kontostand, dass etwas nicht aufgeht. Dieser Ratgeber zeigt, was zu den Fixkosten gehört, wie du sie auf den Monat umrechnest und wo die typischen Lücken liegen.
Fixe und variable Kosten: der Unterschied
| Fixkosten | Variable Kosten | |
|---|---|---|
| Hängen ab von | der Zeit – sie laufen, solange der Vertrag läuft | der Menge – sie steigen mit jedem Auftrag |
| Beispiele | Miete, Gehälter, Versicherungen, Software-Abos, Leasing | Wareneinsatz, Material, Versand, Zahlungsgebühren, Fremdleistungen |
| Bei null Umsatz | fallen in voller Höhe an | fallen nicht an |
| Kurzfristig beeinflussbar | kaum – Kündigungsfristen | ja |
Dazwischen liegen sprungfixe Kosten: Sie bleiben konstant, bis eine Grenze erreicht ist, und springen dann auf die nächste Stufe – die zweite Kraft im Laden, das größere Lager, das nächste Lizenzpaket. Für die laufende Rechnung behandelst du sie wie Fixkosten.
Was gehört zu den Fixkosten?
| Bereich | Typische Posten | Wird gern vergessen |
|---|---|---|
| Räume | Kaltmiete, Nebenkosten-Vorauszahlung | Nebenkosten-Nachzahlung, Stellplätze, Lager |
| Energie & Entsorgung | Strom, Gas, Wasser | Abfallgebühren, Reinigung |
| Personal | Bruttogehälter plus Arbeitgeberanteil | Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Berufsgenossenschaft, Umlagen |
| Software & IT | Office, Buchhaltung, Branchensoftware | Domains, Hosting, Passwort-Manager, Backup |
| Kommunikation | Internet, Mobilfunk | Zweitanschluss, Telefonanlage |
| Versicherungen | Betriebshaftpflicht, Inhaltsversicherung | Rechtsschutz, Cyber, Kfz |
| Fahrzeuge & Geräte | Leasingraten | Kfz-Steuer, Wartungsverträge |
| Beratung | Steuerberatung, Lohnabrechnung | Jahresabschluss als Einmalrechnung |
| Beiträge & Abgaben | IHK oder Handwerkskammer | Rundfunkbeitrag, Verbände, Kontoführung |
Der Rundfunkbeitrag fällt auch im Betrieb an – je Betriebsstätte und gestaffelt nach der Zahl der Beschäftigten. Bis acht Beschäftigte ist es ein Drittel des Beitrags, also 6,12 € im Monat.
Alles auf den Monat umrechnen
Vergleichbar werden die Posten erst, wenn alle dieselbe Einheit haben. Vierteljährliche Beträge durch 3, halbjährliche durch 6, jährliche durch 12. Eine Betriebshaftpflicht über 620 € im Jahr kostet 51,67 € im Monat, ein Rundfunkbeitrag von 18,36 € im Quartal 6,12 €.
Der Monatswert sagt, was dich der Posten kostet. Wann das Geld vom Konto geht, ist eine zweite Frage: Jahresbeiträge bündeln sich oft im ersten Quartal. Leg deshalb die Summe aller nicht monatlichen Posten, geteilt durch 12, jeden Monat zurück.
Netto oder brutto?
Bist du vorsteuerabzugsberechtigt, rechnest du mit Nettobeträgen. Die Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen holst du dir über die Voranmeldung zurück – sie ist ein durchlaufender Posten, kein Aufwand. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG oder mit umsatzsteuerfreien Umsätzen bekommst du nichts zurück; dann zählt der Bruttobetrag.
Nicht auf jeder Rechnung steht Umsatzsteuer: Gewerbemiete ist häufig umsatzsteuerfrei, bei Versicherungen fällt Versicherungsteuer an, die sich nicht abziehen lässt, und Gehälter sowie Kammerbeiträge kennen keine Umsatzsteuer. Wie du Netto und Brutto ineinander umrechnest, erklärt Mehrwertsteuer herausrechnen.
Personal: mit dem Arbeitgeberbrutto rechnen
Der größte Fixkostenblock wird am häufigsten zu niedrig angesetzt. Zum Bruttogehalt kommt dein Anteil zur Sozialversicherung von rund 21 %, dazu Umlagen und die Berufsgenossenschaft. Aus 3.400 € brutto werden so etwa 4.114 € im Monat. Das Nettogehalt der beschäftigten Person spielt für deine Kalkulation keine Rolle. Die Details stehen in Was kostet ein Mitarbeiter wirklich?
Rechenbeispiel: Büro mit drei Angestellten
Regelbesteuerter Betrieb, alle Beträge netto und auf den Monat umgerechnet.
| Bereich | Pro Monat | Anteil |
|---|---|---|
| Personal (3 × 3.400 € brutto + 21 %) | 12.342,00 € | 83,8 % |
| Miete kalt | 1.400,00 € | 9,5 % |
| Nebenkosten, Strom, Abfall | 438,33 € | 3,0 % |
| Steuerberatung & Lohnbüro | 250,00 € | 1,7 % |
| Software-Lizenzen (4 × 45 €) | 180,00 € | 1,2 % |
| Internet & Telefon | 59,00 € | 0,4 % |
| Betriebshaftpflicht (620 € / Jahr) | 51,67 € | 0,4 % |
| Rundfunkbeitrag (18,36 € / Quartal) | 6,12 € | 0,04 % |
| Fixkosten gesamt | 14.727,12 € | 100 % |
Das sind 176.725 € im Jahr oder rund 701 € an jedem der 21 Arbeitstage im Monat. Typisch für Dienstleister: Mehr als vier Fünftel der Fixkosten sind Personal.
So gehst du vor
- Kontoauszüge von zwölf Monaten durchgehen. Nur so findest du jährliche Abbuchungen.
- Fix oder variabel? Alles, was auch ohne Umsatz weiterläuft, kommt auf die Liste.
- Auf den Monat umrechnen und einem Bereich zuordnen.
- Netto oder brutto festlegen – einheitlich für alle Posten.
- Summe bilden und daraus den Mindestumsatz ableiten.
Typische Fehler
- Gehälter mit dem Brutto ansetzen: Der Arbeitgeberanteil fehlt dann komplett.
- Jahresposten übersehen: Versicherungen, Kammerbeiträge und der Jahresabschluss tauchen in keiner Monatsübersicht auf.
- Netto und brutto mischen: Die Summe ist dann weder Kosten- noch Liquiditätsgröße.
- Das eigene Einkommen vergessen: Im Einzelunternehmen und in der GbR gibt es kein Gehalt für dich – was du zum Leben brauchst, muss der Gewinn zusätzlich zu den Fixkosten tragen.
- Tilgung als Kosten rechnen: Kosten sind nur die Zinsen. Für die Liquidität zählt trotzdem die ganze Rate.
Was fängst du mit der Zahl an?
Aus den Fixkosten ergibt sich, wie viel Umsatz du mindestens brauchst – siehe Break-even-Umsatz berechnen. Liegt dieser Wert unangenehm nah an deinem tatsächlichen Umsatz, hilft Fixkosten im Unternehmen senken.
Kurz zusammengefasst
Fixkosten sind alle Kosten, die unabhängig vom Umsatz anfallen. Sammle sie aus zwölf Monaten Kontoauszügen, rechne alles auf den Monat um, setze Gehälter mit dem Arbeitgeberbrutto an und bleib einheitlich bei netto oder brutto. Der Fixkosten-Rechner für Unternehmen übernimmt Umrechnung, Lohnnebenkosten und Umsatzsteuer und zeigt die Summe nach Bereich.
Alle Angaben ohne Gewähr. Kein Ersatz für Steuer- oder Unternehmensberatung.