Worum geht es?
Fixkosten wachsen leise. Ein Abo hier, eine zusätzliche Lizenz dort, ein Vertrag, der sich automatisch verlängert – einzeln fällt nichts davon auf, zusammen verschiebt es den Umsatz, den du jeden Monat brauchst. Dieser Ratgeber zeigt, wo du ansetzt, was es bringt und in welcher Reihenfolge du vorgehst.
Warum sich jeder Euro doppelt lohnt
Eingesparte Fixkosten wirken stärker als zusätzlicher Umsatz, weil vom Umsatz erst die variablen Kosten abgehen. Bei 20 % variablen Kosten gilt: 100 € weniger Fixkosten ersetzen 125 € Umsatz – jeden Monat. Aufs Jahr sind das 1.200 € mehr Ergebnis oder 1.500 € Umsatz, die du nicht mehr brauchst. Die Rechnung dahinter steht in Break-even-Umsatz berechnen.
Schritt 1: Liste machen und sortieren
- Alle Posten erfassen – aus zwölf Monaten Kontoauszügen, auf den Monat umgerechnet.
- Nach Größe sortieren. Die drei größten Posten machen meist den Großteil aus.
- Zu jedem Posten notieren: Wann ist er kündbar? Wer nutzt ihn? Was passiert, wenn er wegfällt?
- Reihenfolge festlegen: zuerst, was nichts kostet (ungenutzte Verträge), dann, was Verhandlung braucht (Tarife, Konditionen), zuletzt, was den Betrieb verändert (Fläche, Personal).
Die Hebel nach Bereich
| Bereich | Ansatz | Aufwand |
|---|---|---|
| Software & Lizenzen | Nutzerliste prüfen, Lizenzen ausgeschiedener Kollegen kündigen, doppelte Tools zusammenlegen, kleineren Tarif wählen | gering |
| Internet & Telefon | Alte Tarife neu verhandeln, ungenutzte SIM-Karten und Zweitanschlüsse kündigen | gering |
| Energie | Anbieter und Tarif vergleichen, Abschlag an den tatsächlichen Verbrauch anpassen | gering |
| Versicherungen | Doppelte Deckungen streichen, Versicherungssummen an den heutigen Betrieb anpassen, Selbstbeteiligung prüfen | mittel |
| Beratung & Buchhaltung | Belege digital und vorsortiert liefern, Leistungsumfang und Pauschale besprechen | mittel |
| Fahrzeuge & Leasing | Auslastung prüfen, bei Vertragsende kleiner oder gar nicht ersetzen | mittel |
| Räume | Nebenkostenabrechnung prüfen, ungenutzte Fläche untervermieten, bei Verlängerung neu verhandeln | hoch |
| Personal | Auslastung und Aufgabenverteilung prüfen, frei werdende Stellen nicht automatisch nachbesetzen | hoch |
Software: der schnellste Gewinn
Abos werden pro Nutzer und Monat abgerechnet – und selten wieder gekündigt. Geh die Nutzerlisten aller Tools einmal durch: Wer hat sich in den letzten drei Monaten nicht angemeldet? Fünf ungenutzte Lizenzen zu 45 € sind 225 € im Monat oder 2.700 € im Jahr. Prüfe außerdem, ob zwei Werkzeuge dasselbe tun, etwa zwei Videokonferenz- oder zwei Speicherdienste.
Jahreszahlung ist oft günstiger als Monatszahlung, bindet dich aber für zwölf Monate. Das lohnt bei Werkzeugen, die du sicher behältst – nicht bei allem, was du gerade erst ausprobierst.
Räume und Energie
Die Miete ist meist der zweitgrößte Block und am schwersten zu bewegen, weil Gewerbemietverträge oft über Jahre fest laufen. Schneller geht es bei den Nebenkosten: Abrechnung prüfen, Abschläge anpassen, Stromtarif vergleichen. Was der Verbrauch kostet, zeigt der Stromkosten-Rechner. Steht eine Vertragsverlängerung an, ist das der Moment für Verhandlungen über Fläche und Preis.
Personal: zuletzt und mit Bedacht
Personal ist bei Dienstleistern der mit Abstand größte Posten – und zugleich das, womit der Betrieb sein Geld verdient. Bevor du hier kürzt, prüfe die Auslastung: Wie viele Stunden sind tatsächlich abrechenbar? Oft liegt das Problem nicht in zu vielen Köpfen, sondern in zu wenig abgerechneter Zeit. Was eine Stelle insgesamt kostet, zeigt der Lohnnebenkosten-Rechner; welche Fristen bei einer Trennung gelten, der Kündigungsfrist-Rechner.
Fixkosten in variable Kosten verwandeln
Nicht jeder Posten muss fix sein. Variable Kosten sind pro Einheit oft teurer, fallen aber nur an, wenn auch Umsatz da ist – das senkt das Risiko in schwachen Monaten.
- Freie Mitarbeit oder Agentur für Spitzen statt einer weiteren festen Stelle.
- Nutzungsabhängige Tarife statt Pauschalen, wenn die Auslastung schwankt.
- Coworking oder Lager auf Abruf statt einer langfristig gemieteten Fläche.
- Mieten statt kaufen oder leasen bei Geräten, die selten gebraucht werden.
Kündigungsfristen im Blick behalten
Die meisten Einsparungen scheitern nicht an der Entscheidung, sondern am verpassten Termin. Trag zu jedem Vertrag Laufzeit und Kündigungsfrist in die Liste ein und setz dir eine Erinnerung einige Wochen vor dem Stichtag. Wann ein Vertrag frühestens endet, rechnet der Vertragsende-Rechner aus.
Typische Fehler
- Bei den Kleinstbeträgen anfangen: Zehn Euro beim Kaffee sparen und die Miete nie anfassen.
- An der falschen Stelle kürzen: Wer Buchhaltung, IT-Sicherheit oder Versicherungsschutz ausdünnt, spart heute und zahlt später.
- Einmal aufräumen, dann nie wieder: Fixkosten wachsen nach. Einmal im Jahr reicht – aber regelmäßig.
- Nur auf den Preis schauen: Ein billigerer Tarif mit längerer Laufzeit kann dich unbeweglicher machen.
Kurz zusammengefasst
Erst die Liste, dann die Reihenfolge: ungenutzte Verträge kündigen, Tarife neu verhandeln, zuletzt Fläche und Personal ansehen. Jeder eingesparte Euro Fixkosten senkt den Umsatz, den du brauchst, um mehr als einen Euro. Mit dem Fixkosten-Rechner für Unternehmen siehst du, welcher Bereich wie viel ausmacht und wie sich der Break-even verschiebt, wenn du einen Posten änderst. Die Grundlagen stehen in Fixkosten im Unternehmen berechnen.
Alle Angaben ohne Gewähr. Kein Ersatz für Steuer-, Rechts- oder Unternehmensberatung.